Le nuove norme sull'archiviazione ottica hanno comportato l'esigenza di nominare un «responsabile della conservazione dei documenti informatici». In tale scelta è opportuno effettuare alcune valutazioni al fine di massimizzare i benefici della «transizione al digitale» e di contenere i connessi rischi

Il responsabile della conservazione
La figura del Responsabile della conservazione è disciplinata, in termini generali dalla deliberazione del Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione - CNIPA - n. 11 del 19 febbraio 2004. La delibera detta le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idonee a garantire la conformità dei documenti così conservati agli originali cartacei. La portata applicativa, a dispetto dell'intestazione, si estende a tutti i casi in cui sia operata la scelta per la conservazione sostitutiva, includendovi sia i casi in cui il supporto di conservazione sia ottico sia i casi in cui l'evoluzione delle tecnologie si presti a fornire altri supporti che siano ugualmente capaci di garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle modalità riportate nella deliberazione stessa.

Al responsabile della conservazione è deputata essenzialmente la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione ed il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva dei documenti analogici memorizzati su supporti ottici.
Tale attività si svolge attraverso il rispetto di alcuni specifici obblighi, posti a suo carico, dall'art.5 della deliberazione:

1.	definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza il contenuto dei supporti in modo da garantire la corretta conservazione e sicurezza dei dati, anche al fine di poterli prontamente produrre, ove necessario;
2.	archiviare e rendere disponibili relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: • descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti; • estremi identificativi del responsabile della conservazione; • estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati; • indicazione delle copie di sicurezza;
3.	mantenere e rendere accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;
4.	verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;
5.	adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;
6.	richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento;
7.	definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale;
8.	verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

Il successivo art. 6 della delibera pone a carico del responsabile l'obbligo di rendere disponibili i documenti oggetto di conservazione sostitutiva, rendendoli leggibili in qualunque momento mediante il sistema di conservazione sostitutiva ed eventualmente anche stampandoli su supporto cartaceo.

Al responsabile sono delegate oltre alla definizione delle procedure di conservazione, anche la costante verifica della corretta esecuzione del processo di conservazione, e sono poste a suo carico la redazione del manuale della conservazione, l'effettuazione delle comunicazioni all'Agenzia delle Entrate dell'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione e le verifiche periodiche degli archivi. Egli deve peraltro rispettare adempimenti inerenti alla conservazione sostitutiva soggette a periodicità differenziate a in funzione del tipo di documento processato da cui la necessaria redazione di un preciso ed appropriato scadenziario. In caso di errori o anomalie il responsabile deve essere in grado di porvi rimedio.

La scelta del soggetto
L'individuazione della figura più idonea a ricoprire le descritte funzioni non è immediata, giacché questi deve possedere adeguate conoscenze tecnico-informatiche che, compendiate dalla certa cultura giuridica necessaria per comprendere ed attuare la normativa, gli permettano di adempiere all'incarico con la dovuta diligenza, senza incorrere nei rischi connessi alla responsabilità di cui è insignito. La scelta del soggetto cui conferire l'incarico, così come l'identificazione delle modalità pratiche di conservazione sostitutiva, postula all'individuazione dei rischi che la procedura può comportare ed alla conseguente responsabilità cui soggiace il responsabile della conservazione.

In tal senso appare pacifico affermare che la responsabilità ad egli attribuita non può estendersi alla rappresentazione dei fatti rappresentati nei documenti assoggettati a conservazione sostitutiva. Posto che gli obblighi a carico di tale soggetto attengono specificamente alle modalità di conservazione dei documenti alla relativa estrazione ed esibizione degli stessi, deve ritenersi che egli possa essere legittimamente chiamato a rispondere del solo fatto di non aver conservato i documenti in modo corretto ed appropriato o di non essere stato in grado di fornire i documenti nei modi e nei tempi richiesti. Vari possono essere i motivi che rendono necessaria la produzione, eventualmente anche in formato cartaceo, dei documenti assoggettati a conservazione sostitutiva. Tra essi basti pensare alla necessità di produrre documenti in occasione di una qualsiasi controversia o la necessità di porli a disposizione dell'Amministrazione finanziaria, in occasione di verifiche fiscali.

Le norme tributarie (in particolare l'art. 32 del D.P.R. n. 600/1973 e l'art. 51 del D.P.R. n. 633/1972) accordano agli Uffici dell'Amministrazione Finanziaria il potere di invitare qualsiasi contribuente a esibire o trasmettere, anche in forma fotostatica, i documenti e le fatture rilevanti ai fini tributari. I documenti non prodotti non possono costituire prova in favore del contribuente, in occasione di definizione amministrativa o di instaurazione di un contenzioso tributario. Nel campo del diritto tributario, ai fini dell'applicazione delle sanzioni amministrative, vige un modello di tipo personalistico in base al quale, salva la presunzione di responsabilità ricadente su coloro che hanno sottoscritto o compiuto atti illegittimi (art. 11 comma 2 del D.Lgs n. 472/1997), le sanzioni tributarie sono riferibili a colui che ha commesso o ha concorso a commettere violazioni tributarie (art. 2 comma 2 ed art. 9 del D.Lgs n. 472/1997). Ai richiamati principi generali, la norma tributaria ne accosta altri che ai fini preposti non assumono interesse e, conseguentemente, non sono richiamati.

Fatti salvi i casi più semplici in cui un unico soggetto ricopra sia il ruolo di contribuente che quello di responsabile per la conservazione sostitutiva, occorre concentrare l'attenzione sui complessi rapporti che possono generarsi nei casi in cui detti ruoli siano ricoperti da soggetti differenti. In tale caso, deve ritenersi in prima istanza non sanzionabile il responsabile della conservazione per le violazioni tributarie eventualmente commesse dal contribuente, anche a mezzo dei documenti assoggettati a conservazione sostitutiva. Di converso, il contribuente sarebbe in prima istanza inciso anche delle eventuali conseguenze derivanti dall'omessa presentazione di documenti richiesti dall'Amministrazione finanziaria, ove ciò sia imputabile alla negligenza del responsabile della conservazione. In tale ultimo caso appare opportuno che sia individuato un principio in base al quale il contribuente non resti inciso di responsabilità che, in definitiva, non sono a lui ascrivibili.

Pertanto ferma restando la possibile responsabilità del contribuente – invero anch'essa non del tutto scontata - in caso di mancata esibizione di questi documenti, si pone il problema di individuare la più appropriata forma di responsabilità in cui incorre il responsabile della conservazione nel caso in cui, per causa a lui imputabile, non vi sia la possibilità di fornire ad esempio all'Amministrazione finanziaria i documenti eventualmente richiesti e, per tale motivo, il contribuente abbia a soffrirne un danno.

Le forme di responsabilità cui appare appropriato riferirsi sono quelle della responsabilità civile previste dall'ordinamento giuridico, tradizionalmente denominate «contrattuale» ed «extracontrattuale». La cosiddetta responsabilità contrattuale, a dispetto della definizione, consegue al non corretto adempimento dell'obbligazione. L'articolo 1176 del Codice civile dispone infatti che «nell'adempiere l'obbligazione il debitore deve usare la diligenza del buon padre di famiglia». Il generico riferimento all'adempimento delle obbligazioni, e non specificamente ai contratti, amplifica l'estensione applicativa di tale tipo di responsabilità anche ai casi in cui, in conseguenza della negligenza del debitore, il creditore abbia a soffrire un danno. In tale ipotesi, in cui il debitore non adempia correttamente la propria obbligazione, l'art. 1218 del Codice Civile, stabilisce a suo carico l'obbligo di risarcire il danno al creditore. Tale responsabilità è esclusa soltanto se egli prova di non aver potuto adempiere per una causa a lui non imputabile.

La «responsabilità extracontrattuale» è prevista dall'articolo 2043 del Codice Civile che dispone che «Qualunque fatto doloso o colposo, che cagiona ad altri un danno ingiusto, obbliga colui che ha commesso il fatto a risarcire il danno». La norma richiamata appare riconducibile ad una sorta di «clausola generale» posta a tutela di chiunque abbia subito un danno ingiusto, derivante dall'altrui attività, lecita o illecita che sia. Non essendo prevista un'elencazione dei fatti generatori di detta responsabilità, le stessa risulterebbe suscettibile di applicazione alle più diverse fattispecie che possono verificarsi concretamente, tramite una analisi specifica che deve essere condotta caso per caso.

Ricondurre ad un delle forme di responsabilità non appare peraltro ininfluente, stanti le implicazioni che il diverso inquadramento comporta ad esempio in termini di prova del danno e di prescrizione dell'azione risarcitoria, tuttavia, indipendentemente dalla forma di responsabilità cui sia riconducibile l'attività esercitata dal responsabile della conservazione sostitutiva, appare evidente che egli sia obbligato a rispondere dei danni eventualmente cagionati a terzi a causa del negligente adempimento del proprio incarico. I limiti risarcitori entro i quali ci si può aspettare che egli possa essere chiamato a rispondere sono estremamente variabili. Si immagini la situazione di una società che decida di nominare responsabile della conservazione sostitutiva un proprio dipendente, e che soccomba in un giudizio a causa dell'incapacità di questi di produrre alcuni documenti determinanti. In tale caso la società risulterebbe ragionevolmente legittimata a pretendere dal responsabile della conservazione sostitutiva il ristoro del danno sofferto, che potrebbe essere di ammontare anche estremamente rilevante.
Simili questioni suggeriscono di prestare particolare attenzione nella definizione dei rapporti intercorrenti tra il responsabile e la società mediante una preventiva valutazione dei potenziali rischi ed una successiva stesura di un atto scritto che renda manifeste le volontà delle parti in merito alle reciproche tutele. Ove sia incaricato della finzione di responsabile della conservazione sostitutiva un soggetto di comprovata competenza ed esperienza, la redazione di uno specifico accordo che regoli le connesse responsabilità, unitamente all'istituzione di un manuale del responsabile che sia dotato degli opportuni requisiti di flessibilità ed adattabilità alle mutevoli esigenze di gestione documentale, sono elementi necessari per minimizzare i rischi connessi alla funzione e per massimizzarne i benefici aziendali ritraibili dalla conservazione sostitutiva.

Il manuale della conservazione
Adottare il manuale della conservazione sostitutiva si rende fortemente auspicabile a causa degli obblighi normativi, ma anche a causa delle caratteristiche specifiche della sequenza di operazioni imposte per l'apposizione della firma digitale sui documenti.

Il processo di conservazione sostitutiva presuppone, la definizione di specifiche modalità di interazione con l'Agenzia delle Entrate e con gli uffici competenti, la necessità di calendarizzare e registrare una serie di operazioni con cadenze specifiche per le quali è sempre necessaria una verifica della completezza e correttezza del processo, ed esige una serie di operazioni di verifica sulle macchine e sui supporti di archiviazione per assicurare la leggibilità delle informazioni nel tempo. La gestione di tutte queste attività, unitamente al numero di documenti da trattare, impone un processo strutturato che permetta la massima efficacia ed efficienza.

autori: Stefano Pavesi e Amborgio Visconti

Fonte: Amministrazione & Finanza - Ipsoa Editore